Wie keurt nieuwe leveranciers goed?

In veel organisaties met wat lossere procedures rondom vendor master-data, kan iedereen een leverancier toevoegen aan het bestand. Het komt dan voor dat er een nieuwe leverancier wordt gemaakt op het moment dat er een factuur ontvangen wordt waarvoor nog geen stamdata in het systeem aanwezig is of lijkt. Stel je nu eens voor dat het een frauduleuze factuur betreft, of een factuur die al eens eerder in het systeem is ingebracht?

Het lijkt onwaarschijnlijk dat dit gebeurt, en toch zien we dit in onze praktijk regelmatig. Zo kan het voorkomen dat een leverancier meerdere vestigingen heeft, en er op een verkeerde vestiging is gezocht waardoor het lijkt alsof de leverancier onbekend is. Of het komt voor dat bij wat kleinere bedragen (en wat klein is kan per organisatie verschillen) er eigenlijk niemand echt de tijd neemt om eerst een gedegen onderzoek uit te voeren.

Welke procedure hanteert jouw organisatie bij nieuwe leveranciers? In hoeverre is er sprake van een aanvraag, onderzoek en goedkeuring voordat er goederen en diensten kunnen worden besteld? Welke afspraken zijn er over de responstijden in dit proces? Hoe tevreden zijn inkopers met de gevolgde tijdlijnen? Of wordt een nieuwe leverancier toegevoegd op het moment dat het nodig lijkt te zijn?

Het is aan te raden het beleid erop te richten dat op zijn minst een eerste onderzoek is uitgevoerd naar de nieuwe leverancier. Soms volstaat een eenvoudig controleren of de verkoper bestaat, en in sommige gevallen zal een aanvullende analyse raadzaam zijn. In alle gevallen is het resultaat beter wanneer inkoop en crediteuren afdeling samenwerken op dit project.