Recovery Audit, het hele verhaal

Recovery Audit focus

In gesprekken worden wij vaak gevraagd waar een Recovery Audit zich op richt. Ons onderzoek bestaat uit drie onderdelen:

• dubbele betalingen scan
• BTW audit
• controle op credit nota’s

deze drie onderdelen zijn immers de meest foutgevoelige gebieden van elke crediteuren administratie. Vaak komt het voor dat onze klanten op alledrie de gebieden steken laten vallen, en daarmee geld laten liggen. Met onze software gedreven audit proces zorgen wij ervoor dat er snel een lijst met risicovolle posten is opgesteld, aan de hand waarvan we in contact gaan met de leverancier om ervoor te zorgen dat we de betaling terugvorderen. 

Recovery Audit Indicatoren

Regelmatig krijgen wij de vraag welke indicatoren er zijn die aangeven hoe zinvol het is om een Recovery Audit uit te laten voeren door een Expert. Deze kengetallen helpen om snel een eerste beeld te krijgen bij de kans op een dubbele factuur of zelfs een dubbele betaling.

1. Matching percentage
   Hoeveel facturen worden in één keer gematcht met een order en/of het contract, de zogenoemde “first time right”? Hoger is beter.
2. Doorlooptijd in dagen
   Hoe lang duurt het vanaf het moment dat de factuur binnen is tot aan het moment dat de factuur betaald kan worden? Kijk hier vooral naar de stabiliteit van dit kenmerk. Stabiel is beter.
3. Percentage op tijd/te laat betaalde facturen
   Het komt nog geregeld voor. Betalingen ruim na de afgesproken termijn. Kijk hier ook naar de stabiliteit van dit kenmerk. Stabiel is beter.
4. Percentage bestelorders met een creatiedatum later dan de factuurdatum.
   Ook dit zien we met regelmaat gebeuren. Dat de order hier zijn controle functie heeft verloren is evident. Lager is beter

Recovery Audit opbrengsten

Een Recovery Audit zoals wij het doen levert tussen de 1 en 5 promille van de jaarlijkse inkoopuitgaven op. Dat betekent voor een bedrijf met een spend van 50 miljoen dat er tussen de 50 en 250 duizend euro in één keer kan worden opgehaald. Om datzelfde resultaat te bereiken heb je, bij een winstmarge van 1 procent, jaarlijks tussen de 5 en 25 miljoen extra omzet te genereren. Bovendien maken wij een analyse van de bron van de fouten, en kan het lek aan de hand hiervan worden gedicht waardoor de resultaten een blijvend karakter hebben. Dan ligt een Recovery Audit voor de hand.

Dubbele betaling

Een vast onderdeel van ons werk is het aangeven wat er voor heeft gezorgd dat de dubbele betaling heeft kunnen plaatsvinden. Vaak merken wij in gesprekken met opdrachtgevers de verwondering van wat er zoal door de mazen van het net kan glippen.

Veel bedrijven hebben hun controles best goed op orde. En toch zijn er vaak allerlei oorzaken zoals systeemwijzigingen, wisselingen in het team, werkdruk, onvoldoende duidelijke procedures die ervoor zorgen dat een dubbele factuur ongemerkt kan leiden tot dubbele betaling van die factuur. Wij geven dan na onze analyse en betaling terugvorderen waar de mazen zitten en wat je er tegen kan doen.

En zo levert onze dubbele betalingen scan als onderdeel van onze recovery audit naast een directe besparing ook een blijvende besparing op.

Recovery Audit als onderdeel van relatie onderhoud

laatst kregen wij een vraag welk effect een recovery audit op de relatie met leveranciers heeft. Onze benadering is dat de leverancier zeker zo belangrijk als de klant. Vanuit deze optiek gaan wij het contact aan. En dat werkt, want in veruit de meeste gevallen blijkt dat de leverancier blij is dat de zaken goed worden uitgezocht. Zoals wij het doen draagt een dubbele betalingen scan bij aan de goede verstandhouding.

Recovery Audit aandacht

in gesprekken horen we vaak de vraag waar je bij een recovery audit zoal naar kan kijken. Op basis van onze ervaring met het uitvoeren van onze BTW scan en dubbele factuur onderzoek hebben wij patronen in de gegevens ontdekt die zichtbaar maken wanneer met grote waarschijnlijkheid een verkeerde boeking is gemaakt. Door dit proces handig te automatiseren is het voor ons mogelijk om heel veel patronen in heel veel boekingen in relatief korte tijd te controleren. Wij voeren de dubbele betalingen scan en BTW audit op deze manier uit, omdat wij daardoor meer vinden.

Recovery Audit hoeveel werk is het

Vaak horen we de vraag hoeveel werk het is om een dubbele betaling scan uit te voeren. Er zijn veel werkzaamheden zoals BTW terugvorderen, dubbele factuur zoeken, betaling terugvorderen die je best zelf kan doen. En vaak ontbreekt het aan de tijd daarvoor, en mogelijk ook aan kennis en ervaring.

Wat wij nodig hebben om te starten is een databestand met transactiegegevens. Om het gemakkelijker te maken hebben wij uitgewerkt welke data wij nodig hebben. En wat daarna komt regelen wij voor u.