Best Practice vs. Worst Practice…
Er valt veel te schrijven over Best Practices in de aankoop-tot-betalings cyclus. En omdat dat zo is leek het ons leuk om ook eens de andere kant te belichten, de Worst Practice. Ook hier is namelijk onderzoek naar gedaan, en uit die onderzoeken komen opvallende items naar voren. Misschien een aanzet voor je eigen scorelijstje?
Het voert wat ver om hier de volledige lijst met tientallen punten op te sommen, en vandaar dat we er een stuk of tien gaan noemen. Je kan graag contact met ons opnemen, ook als je er een hebt gevonden die je graag wilt toevoegen aan de lijst.
- Crediteurenmedewerkers kunnen nieuwe crediteuren aanmaken
- Crediteurenmedewerkers kunnen crediteuren stamgegevens veranderen
- Laten schieten van betalingskortingen
- Weigeren om per e-mail verzonden facturen te accepteren
- Geen of lage documentatie-eisen hanteren bij spoed betalingen
- Minder duidelijke procedures voor spoedbetalingen en monitoring van dit fenomeen
- Routinematig geven van contante voorschotten voor dienstreizen
- Afwijkende facturen worden niet speciaal gemonitord
- Medewerkers uit dienst beschikken nog over tankpasjes, credit cards etc.
- Medewerkers uit dienst hebben nog steeds toegang tot de systemen
- Onduidelijkheden in functiescheiding waar het gaat om het doen van de betalingen
- …
Voorkom die double paid factuur, en blijf transparent in uw boekhouding.