Hoe voorkom ik een dubbele factuur
Onlangs was ik in gesprek met de financieel directeur van een groot bedrijf en ik was verbaasd om hem te horen zeggen dat hij het gevoel had dat zijn bedrijf geen dubbele betaling issue kon hebben omdat ze gecertificeerd zijn, een goedkeurende accountants verklaring hebben en gebruik maken van dure en uitgebreide accounts payable systemen. En als je dagelijks te maken hebt met leveranciers transacties weet je gewoon dat procedures en accounts payable systemen een deel vormen van de vele controles die nodig zijn om dubbele betaling te stoppen.
Dit artikel is om een aantal tips om de mogelijkheid van het betalen van een dubbele factuur te verkleinen. Veel van deze tips komen uit onze dagelijkse praktijk als recovery audit expert.
Als Accounts Payable professional ben je vast al goed bekend met deze tips. Gebruik ze dan om je inzichten te versterken en waar mogelijk aan te vullen. Als recovery audit expert kan ik met je delen dat verdere verbetering altijd mogelijk en vaak ook nodig is. En bij jou is dat misschien wel helemaal niet het geval.
- Opgeschoonde Vendor Master File. Alle accounts payable systemen zijn ontworpen rond de veronderstelling dat er slechts één master file record per leverancier kan zijn. Analyseer daarom elk kwartaal je stam bestanden. Ga in elk geval op zoek naar oude leveranciers die niet meer gebruikt zijn en identificeer en inactiveer ook dubbele leveranciers.
- Consistente Data Entry Standaard. Data entry normen rond hoe je een factuur nummer in hebt te voeren zijn een heel belangrijke factor voor de data consistentie. De controles op een dubbele factuur in je systeem zijn afhankelijk van deze consistentie. Overweeg bij het vaststellen van data entry normen voor het invoeren van een factuurnummer ook:
- Hoe om te gaan met voorloopnullen
- Hoe om te gaan met niet-alfanumerieke tekens
- Wat in te voeren bij een ontbrekend factuurnummer
- Hoe een datum is in te voeren
- Wat heeft het factuurnummer te zijn als er alleen een rekeningnummer is
- Hoe om te gaan met een factuurnummer dat langer is dan het veld
- Consistente bedrijfsprocessen per Leverancier. Veel bedrijven zijn bezig af te stappen van het invoeren van handmatige facturen. Bedrijven adopteren e-factureringsoplossingen of importeren factuurgegevens op een andere manier elektronisch. Het is aan te raden om, als je gaat naar een nieuwe, elektronische, gegevens overdracht tussen jou en je leverancier gaat, er zeker van te zijn dat alle facturen voor die leverancier via dit elektronische overdrachts proces lopen. Het kan namelijk zo zijn dat gegevens elementen die je boekhoud systeem hanteert voor het identificeren van een dubbele factuur verschillend zijn voor handmatige facturen en elektronische facturen. Hierdoor kan een dubbele betaling zomaar door de mazen van het net glippen door inconsistente bedrijfsprocessen.
- Implementeer controles op dubbele betaling voor alle elektronische factuur feeds. We zien vaak dat veel geld wordt besteed worden besteed aan het ontwikkelen van automatische factuurstromen. En we zien ook dat veel organisaties een ander niveau van controles op het voorkomen van een dubbele factuur hanteren in het ontwerp van de automatische afhandeling dan voor de handmatige invoer. Wat ook voorkomt is dat er weinig aandacht is besteed aan duidelijke procedures en richtlijnen voor het repareren van gevonden fouten.
- OCR gegevens versus handmatig ingevoerde facturen. Steeds meer bedrijven gebruiken OCR Optical Character Recognition) software die de factuur scant en de leverancier, het factuurnummer, de datum en het factuurbedrag leest. Als je OCR-technologie inzet, wees er dan zeker van dat de data entry standaard zoals je die gebruikt voor het handmatig invoeren van is afgestemd op de OCR-technologie. Als voorbeeld: een factuurnummer is 000482, de meeste OCR oplossingen lezen alle cijfers, d.w.z. 000.482, als het factuurnummer. Als nu in het handmatige proces de isntruictie is gegeven om voorloopnullen juist weg te laten dan is de factuur ingevoerd als 482. Hierdoor is de dubbele betaling ongedecteerd gebleven.
- Overige aandachtspunten, die bij veel crediteurenafdelingen al bekend zijn
- Ontvang alle facturen op een centrale locatie
- Voer alleen in van originele nota’s (niet faxen of e-mails of een kopie)