periodiek meten en verbeteren
“Wat je meet is wat je krijgt” is een gevleugelde uitspraak die van toepassing is voor veel bedrijven, en processen. Dagelijks stroomt er veel geld door het crediteuren proces en tenzij de juiste meetpunten worden gebruikt is het waarschijnlijk dat een deel van dat geld weglekt. Een goede rapportagefrequentie is eenmaal per kwartaal of halfjaar.
Deze Accounts Payable key performance indicators (KPI’s) worden des te kritischer wanneer een bedrijf door een fusie of overname gaat, nieuwe technologie implementeert of reorganiseert. Meten en vergelijken van KPI’s voor en na elk van deze transities zijn een goede indicatie van de impact die het heeft gehad op het Crediteuren process.
Hieronder volgen een aantal belangrijke indicatoren:
- Aantal facturen verwerkt per dag per medewerker
Dit kengetal kan helpen om de efficiëntie van elke AP medewerker te doorzien. Als je weet welke collega’s extra doelmatig zijn kunt je hen aansporen kennis te delen en collega’s te trainen. Ook kun je dit kengetal gebruiken om het effect van toewijzing van verschillende typen facturen aan verschillende medewerkers te monitoren, en zo je efficiency te optimaliseren. - Gemiddelde verwerkingskosten en doorlooptijd per factuur
Het berekenen van de verwerkingskosten kan je waardevolle inzichten geven in de factoren die de kosten beïnvloeden, en helpen bij het genereren van ideeën om de totale kosten te verminderen. Neem in elk geval loonkosten, hardware, software en IT-ondersteuning en management overhead mee in de kostenberekeningen. Bereken ook de kosten van verwerking van verschillende soorten facturen – bijvoorbeeld: standaard vs. uitzondering- en de verschillende processtappen -bijvoorbeeld: data entry vs. uitzondering resolutie – om de kostendrivers inzichtelijk te maken. - Uitzonderingen als percentage van totale facturen
De afhandeling van uitzonderingsgevallen kost vaak een veelvoud van die van de standaardgevallen. Daarmee vormen zij een bepalende factor voor de totale verwerkingskosten van de afdeling. Volg het aantal en de waarde van facturen die een uitzonderingsbehandeling krijgen en log details zoals het type kosten, leveranciers informatie en type van de uitzondering. Inzicht in de bron van uitzonderingen is cruciaal voor het voorkomen van uitzonderingen. - Gemiddelde tijd van factuurontvangst tot betaling
Weten hoe lang het duurt vanaf ontvangst van de factuur tot betaling kan helpen om te identificeren waar de meeste tijd aan wordt besteed – data entry, goedkeuring of behandeling van uitzonderingen-. Als je dat weet kan je passende maatregelen nemen om de cyclus te verkorten Door het versnellen van de verwerking cyclus kun je boetes voor te late betaling vermijden en geclaimde betalingskortingen verhogen. - Gerealiseerde betalingskortingen als percentage van de aangeboden kortingen
Veel leveranciers bieden extra korting bij snelle betaling. Terwijl je dat weet realiseer je je ook dat de meeste bedrijven zijn niet in staat zijn om alle kortingen die worden aangeboden te realiseren. Regelmatig is de oorzaak een gebrek aan inzicht in de mogelijkheid van kortingen of langdurige goedkeuringscycli. Leg de reden vast waarom de korting werd gemist, zodat je passende maatregelen kan nemen. - Onjuiste betalingen als percentage van de totale betalingen
Dubbele betalingen, gemiste kortingen, niet geclaimde creditnota’s en andere fouten bij de betalingen zijn een enorme aanslag op de bottom-line. Het volgen van de bedragen die verloren gaan bij betaling fouten snel kan helpen dit geld snel snel terug te verdienen. Het bijhouden van een logboek met foutcodes kan helpen om de bron van fouten te begrijpen en het probleem bij de wortel zelf aan te pakken. - Elektronische facturen als percentage van de totale facturen
Elektronische facturen zijn sneller en goedkoper te verwerken, omdat er geen mail, scanning of het data-entry is. Volg het percentage elektronische facturen en het percentage leveranciers die elektronische facturen hanteren. Het verhogen hiervan heeft een gunstige invloed op de gemiddelde doorlooptijden en kosten.