T&E eindejaarstips

Dubbele factuur

Een van de “verrassingen” die ineens om de hoek kunnen komen kijken tijdens de jaarafsluiting is vaak de uitdaging van de T&E hekkesluiters. Dat zijn de mensen die op de een of andere manier nooit de tijd hebben om hun declaraties in te vullen. Tegen het einde van het jaar komen ze dan ineens in actie.

Wat maakt het dat zij op deze manier met hun declaraties om gaan? Het antwoord ligt voor de hand: omdat het door de organisatie is toegelaten! Zoals velen hebben ze het altijd te druk, en is er altijd wel iets anders dat urgenter of belangrijker is. Ze leren al snel dat er, als ze een mailtje hebben gekregen dat ze hun declaratie hebben in te vullen, niks gebeurt als ze dat niet doen. En het bedrijf betaalt de credit card toch wel, en het voorschot wordt ook netjes aangevuld. Dus waar is dan de incentive?

Toegegeven, het is voor veel mensen ook niet het leukste werk om netjes lijstjes te maken en daar dan heel precies alle bonnetjes achter te nieten. Soms is een steviger aanpak nodig om ook dit deel van de administratie op orde te krijgen. Dat is niet altijd even leuk, en wel bewezen effectief.

• Stuur maandelijks een overzicht met wie wel en wie niet op tijd heeft gedeclareerd (met naam en toenaam) aan de hoogste in rang
• Stuur de remindermails namens een van de hoger geplaatste functionarissen. Veel mensen hoeven deze mail maar een keer te krijgen
• Informeer senior managers en supervisors over de missende declaraties
• Betaal niet uit aan werknemers die nog openstaande declaraties hebben
• Stop de credit card tot de declaraties zijn ingeleverd
• Betaal de credit card pas nadat de declaratie is ingediend
• Laat de werknemer de kosten van late betaling van de credit card dragen
• Escaleer volgens een standaard stramien (eerste herinnering alleen werknemer, tweede ook direct leidinggevende etc.)

Een dubbele factuur is snel geboekt, en een dubbele factuur is snel betaald. Ingewikkelder is het om een dubbele factuur te vinden, en daar zij wij heel goed in.