Krijg je al het geld terug van je leveranciers?

Bijna alle bedrijven hebben een uitdaging als het gaat om het identificeren en herstellen van tegoeden van leveranciers. Het is een verborgen probleem het direct invloed op de bottom line. Dit is een van de manieren waar crediteuren afdeling een positief effect op de winstgevendheid van de organisatie kan hebben. Laten we eens een kijkje nemen naar de redenen waarom credit nota’s vaak een vraagstuk vormen en wat je kunt doen om dit met best-practices op te lossen.

De uitdaging

Vaak is aangenomen dat deze situatie ontstaat bij de leverancier die de creditnota’s niet verstuurt. In een aantal gevalen is dat zeker waar, en wij komen ook vaak tegen dat veel leveranciers regelmatig creditnota’s sturen, en dat deze hun weg niet vinden naar de boeken van onze klanten.

Wij zien hiervoor onder andere de volgende oorzaken:

1. Credit nota’s worden verzonden naar de afdeling inkoop, waar ze ofwel in de vuilnisbak belanden of worden opgeborgen omdat de inkoop professional minder goed weet hoe ze te behandelen zijn.
2. Credit nota’s worden verzonden naar crediteuren (hetzij door de leverancier of afdeling inkoop) en de medewerker weet niet goed hoe deze te verwerken zijn. Zo komen wij met enige regelmaat tegen dat credit-nota’s betaald zijn….
3. Credit nota’s worden verzonden zonder een afdeling of medewerker in de adressering. Dergelijke nota’s belanden vaak niet op het bureau van een medewerker van de crediteurenafdeling

Wat de reden ook is, indien je de credits niet claimt, blijkt vaak dat ze een beperkte houdbaarheid hebben. Wat wel gebeurt is dat bij het opschonen van de debiteurensaldi aan de leverancierskant oudere credit nota’s worden weggeboekt tegen openstaande facturen, zonder dat je het weet. Op deze manier kan het voorkomen dat je facturen in dispuut betaald zonder dat je je daar van bewust bent. Wat ook voorkomt is dat de open credit nota’s vrijvallen in het resultaat. In elk geval zal een leverancier je minder gemakkelijk manen op een openstaande credit-nota.

Zorg er voor dat je al je open credit-nota’s terugkrijgt

Het is aan je eigen organisatie om ervoor te zorgen dat alle open credit-nota’s ook daadwerkelijk worden terugbetaald. Hier zijn vier zaken om aandacht aan te besteden:

1. Zorg ervoor dat je leveranciers weten waar ze hun creditnota’s naar toe te sturen hebben. Bij voorkeur is dat de afdeling crediteuren, en niet de afdeling inkoop.
2. De volgende stap is met alle mensen op de inkoop afdeling te praten, en ervoor te zorgen dat ze weten wat creditnota’s zijn, hoe ze eruit zien en dat ze verstuurd hebben te worden naar de afdeling crediteuren. Dit is echt geld dat de potentie heeft om toe te voegen aan de winstgevendheid van de organisatie heeft.
3. Zorg ervoor dat elke medewerker op de afdeling crediteuren creditnota’s herkent, begrijpt wat ze zijn en hoe ze te verwerken zijn in de boekhouding.
   Als accounts payable geen verantwoordelijkheid neemt voor dit probleem, dan is er een goede kans dat niemand dat doet – en dit is geld dat rechtstreeks uit de bottom line komt
4. Behandel een open credit nota op dezelfde manier waarop je elke andere vordering behandelt, zorg dat je hem int. Veel boekhoudsystemen zijn hier niet voor ingericht, en na verloop van tijd kunnen de open items die wél in de boekhouding staan ondersneeuwen en een slapend bestaan gaan leiden.

Hoe kunnen wij ondersteunen?

Met onze geavanceerde detectie software sporen wij de openstaande credit facturen in je boekhouding op en innen deze. Daarnaast nemen wij met geselecteerde leveranciers contact op om tot saldo afstemming te komen. Ook voor deze saldo afstemmingen maken wij gebruik van onze software. Wij kunnen deze betaling terugvorderen. Wij werken no cure no pay, dus verbetering is gegarandeerd.

betaling terugvorderen