Faalkosten in Accounts payable

Vermijdbare kosten

Vanuit kwaliteitmanagement komt de faalkosten gedachte. Faalkosten zijn dan alle kosten die ontstaan door het niet in een keer goed doen van handelingen. Als we door deze bril eens kijken naar het Accounts Payable proces, dan kunnen we mogelijkheden gaan zien van vermijdbare kosten.

Je kan dan bijvoorbeeld gaan denken aan:

• Personeelskosten als gevolg van het zoeken naar posten
• Personeelskosten als gevolg van het te woord staan van leveranciers
• Extra kosten doordat facturen meermaals zijn betaald
• Extra kosten doordat niet alle toegestane BTW is teruggevorderd
• Extra kosten doordat niet alle credit nota’s juist en volledig zijn verwerkt
• Extra kosten als gevolg van reparatietijd die nodig is

Faalkosten in administratie verlagen

Voorkomen is vaak beter dan genezen, en zo sprak ik laatst iemand die duidelijk aangaf dat er in zijn bedrijf 0 fouten hebben te worden gemaakt op de administratie. Ik complimenteerde hem met zijn streven en raadde hem aan dat vooral te blijven nastreven. En ik heb ook een tekening voor hem gemaakt aan de hand waarvan ik heb uitgelegd dat er tegenover elke euro die je besteed aan extra controles op zijn minst een euro aan fouten hebt te voorkomen. En dat er een optimum is bereikt nog voordat de fouten geheel zijn teruggebracht naar 0.

Elimineren onnodige kosten

De truc is nu om het werk zodanig vorm te geven dat het verloop van de kostencurve zodanig verandert dat het detecteren van fouten efficiënter dan voorheen kan worden uitgevoerd. Dus door het elimineren van onnodige kosten in het controleproces wordt de totale optelsom van controlekosten + faalkosten dan minder dan voorheen.

In ons geval betekent dat dat we gebruik maken van slimme vind-software, en dat we de ontwikkelkosten daarvan over heel veel transacties verdelen, veel meer dan per individueel bedrijf mogelijk zou zijn geweest. Door ons business model is het voor heel veel bedrijven nu haalbaar om onnodige uitgaven terug te brengen.