Welke risico’s op dubbele betaling zijn er op jouw crediteurenafdeling…

Als je luistert naar wat er wordt verteld, dan lijkt het zo te zijn dat de automatiseringsgraad van administraties steeds verder toeneemt. Het idee is dan dat naarmate er meer geautomatiseerd is, er minder fout kan gaan. Dat zou bijvoorbeeld kunnen betekenen dat de kans op een dubbele betaling afneemt, en dat is een boeiend gegeven.

Nu blijkt in een recent onderzoek dat er nog steeds heel veel handmatig werk nodig is bij het verwerken van inkomende facturen. Zo veel als 68% – ruim tweederde – van de respondenten hebben aangegeven dat er in 95-100% van de gevallen handmatige handelingen nodig waren. En terwijl je je afvraagt hoe dat op jouw afdeling is, is het goed om je te realiseren dat hier een risicobron ligt voor het boeken van dubbele facturen.

Een ander issue dat is aangehaald bestaat uit de late goedkeuring van facturen. Maar liefst 72% – bijna driekwart – van de respondenten geeft aan hier regelmatig mee te maken te hebben, en daarbij is het gemakkelijk om je voor te stellen dat de mogelijkheid dat een leverancier een kopiefactuur gaat sturen hierdoor hoger is.

Met nagenoeg een zelfde score komt het ontbreken van PO nummers op facturen naar voren. Ook hier kun je je voorstellen dat er een verhoogde kans ontstaat op het dubbel boeken van facturen. Immers, de afloopcontrole die je hebt bij het wegstrepen van inkooporders is komen te vervallen.

Met 65% – bijna tweederde – komt naar voren dat facturen naar de verkeerde persoon of het verkeerde adres zijn gestuurd. In onze praktijk komen wij tegen dat facturen meermaals door verschillende personen zijn goedgekeurd, of dat een factuur aan meerdere BV’s is gestuurd. Ook hier is een directe invloed zichtbaar op de kans van dubbele betalingen.

Heel direct: maar liefst 50% – de helft – van alle respondenten geeft aan dat leveranciers die dezelfde factuur meer dan een keer versturen – dubbele facturen – een issue zijn. Dat betekent dat je als organisatie een stevig filter wil hebben om de ongewenste effecten weg te filteren. En als je dit artikel leest dan weet je gewoon dat daar vaak minder aan is voldaan.

Daar bovenop geeft 21% – een vijfde – aan dat ze te maken hebben met leveranciers die dezelfde factuur meermaals versturen, en dan met een afwijkend factuurnummer. Hoeveel is dat bij jouw eigen leveranciers?

Terwijl je je jezelf de antwoorden hoort geven, hoor je het verhaal van die ene dubbele betaling weer, en vraag je je af hoeveel er nog zijn die nu onzichtbaar zijn? Je ziet voor je welke controles je eigenlijk vaker wil laten uitvoeren, en hoe vaak de prioriteit elders is gelegd. Je realiseert je ineens dat ook de filters binnen de eigen organisatie mogelijk minder dan 100% zijn en vraagt je af hoe je hier mee om kan gaan…