Minder controles nodig bij minder papieren facturen…

Als je onderzoeken en artikelen leest, blijkt dat meer en meer organisaties overgaan tot het ontvangen van hun inkoopfacturen langs elektronische weg. Daarbij is e-mail veruit de favoriet. Wat mij opvalt is dat ook is gebleken dat leveranciers facturen meermalen sturen. Soms is dat meermalen per e-mail, soms is dat per e-mail en tegelijkertijd per post of een andere combinatie. Ongeveer een kwart geeft aan facturen op deze manier 4 keer of vaker te ontvangen. En dat gebeurt dan vaak ook nog eens aan verschillende bedrijfsonderdelen.

Nu is het zo, dat veel boekhoudpakketten wel een basale controle op dubbele facturen kennen. Meestal gaat het dan om een perfecte match op het veld extern factuurnummer, en wel binnen één bedrijf. Vaak levert dat een foutmelding op, met een cancel of OK knop. En als het een dubbel ontvangen factuur betreft welke gericht is aan verschillende bedrijven, dan levert dat helemaal geen foutmelding op. En terwijl je er zo eens over nadenkt, kun je meteen ook een aantal gevallen voor je zien waarin er facturen dubbel zijn ontvangen, geboekt, en betaald.

Nu je ziet dat er mogelijk een lek in je systeem aanwezig is, hoor je jezelf misschien wel zeggen dat het hier allemaal wel meevalt. En terwijl je dat zegt realiseer je je misschien dat je dat eigenlijk ook niet eerder écht hebt gemeten, en dat je er mogelijk van uitgaat dat, als er al bedragen teveel zouden zijn betaald, de leverancier daar wel zelf mee zou zijn gekomen.

En juist hier komen we in de praktijk tegen dat dit systeem van controle, want dat is het ook, soms minder goed werkt. Wat wij veel tegenkomen, is dat teveel ontvangen bedragen op een tussenrekening zijn gezet, in afwachting van een correctieve actie door de klant. Jouw eigen bedrijf dus. Wederzijds vertrouwen in elkaars systeem van Interne Controle, in plaats van een gedegen inrichting van het eigen systeem van Interne Controle.

En hier vormen wij een mooie aanvulling voor veel bedrijven. Wat we weten is dat er zelfs bedrijven zijn die besparen op hun directe uitgaven op controles in het proces, om dan periodiek, vaak jaarlijks, een gerichte check uit te voeren op de risico’s van dubbele betalingen. En als je weet dat deze controles worden uitgvoerd tegen een 100% resultaat afhankelijke fee met een maximum aan het totale bedrag, dan weet je gewoon dat je een sluitende business case voor je ziet. En wie zegt daar nou nee tegen?