Accounts payable en Contract Compliance

Voor veel mensen geldt dat de financiële gezondheid van een bedrijf of organisatie beoordeeld wordt op hun jaarrekening. Deze biedt een overzicht aan de lezers:

• of het bedrijf geld verdient of geld te verliest
• of opbrengsten en kosten steeds beter of slechter worden
• van activa, passiva en eigen vermogen
• en hoe geld stroomt binnen en buiten het bedrijf

Hoe is deze jaarrekening tot stand gekomen?

Ze zijn een samenvoeging, uitsplitsing en samenvatting van elke financiële transactie in de loop van de bepaalde verslagperiode (meestal een maand, kwartaal of jaar). In een klein bedrijf, kan het gaan om honderden van dit soort transacties. In een groot bedrijf met wereldwijde activiteiten wordt het al snel veel meer, en kan het gaan om miljoenen of miljarden transacties.

En alles wat je nodig hebt is één slechte transactie om geld te verliezen. Dat is àlles wat er nodig is.

Het probleem is gemakkelijk te zien, en ingewikkeld om op te lossen. Als je een slechte transactie hebben begraven in een zee van een paar miljoen, hoe vind je hem dan?

Risicomanagement

In accounting kringen is er een concept van de zogenaamde interne controle. Gewoon gezegd verwijst interne controle  naar het beleid en de procedures die een bedrijf gebruikt om het risico van verliezen als gevolg van fraude, diefstal en boekhoudkundige fouten te beperken.

Een real-life scenario

Crediteuren (de afdeling die verantwoordelijk is voor het betalen van de operationele kosten van het bedrijf), aka AP, is een favoriet gebied voor recovery specialisten.

Soms wordt een rekening twee keer betaald. Huh? Wat? Hoe kan dat?

Nogmaals, het antwoord komt neer op slechte interne controles en, in mindere mate, menselijke fouten (dat betekent dat men de procedure niet goed nakomt).

Hoe kan een dubbele betaling plaatsvinden?

Leverancier ABC krijgt een leverancierscode toegewezen, 123. Hij stuurt een factuur 678. Deze factuur wordt goedgekeurd voor betaling en wordt verwerkt op de accounts payable afdeling. Om een of andere reden ontvangt de verkoper zijn geld niet op tijd, en sturen ze een kopie-factuur, denkend dat de vorige verloren is gegaan in de post. Een andere medewerker crediteuren krijgt deze tweede factuur, en boekt deze in als factuurnummer 0678. Voor het boekhoudsysteem zijn 678 en 0678 twee verschillende factuurnummers. Een eventuele tweede controle wordt niet uitgevoerd door de medewerker en uw dubbele betaling is nu gemaakt.

Een strak geleid schip steunt op het hebben, en consequent toepassen, van solide en watervaste procedures. In interne controlekringen spreken we over de feilbaarheid van mensen, waarvan sommige kampen met concentratieproblemen, een ander is bezig met de geboorte van zijn eerste kind, gericht op haar iPad, bezorgd over werk, enzovoort. Anders gezegd, boekhoudkundige fouten gebeuren de hele tijd, en blijven vaak onopgemerkt.

Dus hier is het probleem. Een bedrijf heeft honderden miljoenen euro’s betaald aan haar crediteuren. Hoe kan het management er zeker van zijn dat er geen twee transacties duplicaten zijn van elkaar?

Als je zojuist twee keer een 10K factuur hebt betaald, heb je net 10K verloren. Doe dat 100 keer, en je praat over serieus geld. Ik overdrijf misschien een beetje, en je kunt zien hoe het verlies, als niet zorgvuldig gecontroleerd wordt, al snel kan oplopen tot grote bedragen. Wat vaak gebeurt is dat de verkoper 10K “extra” krijgt, en denken: “Als het bedrijf me twee keer wil betalen, zet ik  dat geld gewoon op “hold “, totdat zij hun fout ontdekken. ” En vaak worden dit soort fouten nooit ontdekt.

no cure no pay

Dit is waar een recovery audit expert van dienst kan zijn. Wij halen de crediteuren transacties uit het systeem, analyseren deze en stellen vast welke potentiële fouten er zijn gemaakt bij de betalingen. Vervolgens voeren wij verder onderzoek uit om definitief vast te stellen dat het een dubbele betaling is, en zorgen er voor dat het geld weer op de rekening van onze klant wordt gestort. Wij rekenen een percentage van het geld dat weer bij onze klanten terug komt. no cure no pay. Dat is ons business model. Als we niets vinden, krijgen we niets.

Ons pakket bestaat uit:

• Contract compliance
• Gemiste betalingskortingen
• Valuta fouten
• Dubbele betalingen
• Licensing naleving
• Betaalde creditnota’s
• Fictieve leveranciers
• Onjuist toegepaste belastingen
• Overbetalingen

Ik kan er een boek over schrijven, en ik hoop dat dit high-level overzicht een voorproefje geeft van wat wij bij onze klanten doen.