Dubbele facturen komen meer voor dan je zou denken. Hoe komt het nou dat een factuur dubbel wordt betaald?
Controleren bedrijven dan niet?
Uit onze ervaring controleren bedrijven wel degelijk, en goed ook. Dat blijkt wel uit het feit dat de meeste facturen gewoon goed gaan. En een heel klein restpercentage gaat dan verkeerd. Op zich is dat geen probleem, alleen weten bedrijven vaak niet welke verkeerd gaan. Er is dan ook geen detectiemechanisme om deze rest onzekerheid zichtbaar te maken en waar nodig te repareren. En dan laat je geld liggen, bij je leveranciers.
Wat maakt dan een factuur tot een dubbele factuur?
Stel, een factuur is verstuurd vanuit de leverancier aan business unit A van de klant. Op zich niks raars, alleen kwam de bestelling vanuit business unit B van de klant. De factuur wordt netjes ingeboekt bij business unit A. Van daaruit vertrekt de factuur het goedkeuringstraject in. En dan gebeurt er een hele poos niks, want aangezien er niks is besteld en evenmin iets is ontvangen binnen de business unit A wordt de factuur niet vrijgegeven voor betaling.
Inmiddels is het de leverancier opgevallen dat de factuur nog steeds open staat. De leverancier neemt netjes contact op met de besteller van business unit B om na te vragen of de levering naar wens was. Dat blijkt zo te zijn, en na interne navraag binnen business unit B komt naar boven dat de factuur nooit is ontvangen. De leverancier stuurt graag een kopie, ditmaal naar business unit B. Daar aangekomen wordt de factuur vrijgegeven voor betaling en betaald.
Inmiddels is bij business unit A ontdekt dat de factuur wel heel lang open staat. Er wordt intern rondgebeld, en uiteindelijk wordt de factuur binnen business unit B getekend en betaald vanuit business unit A. Dubbel betaald, wel te verstaan.
Een sprookje?
Zo klinkt het wel, en voor ons is dit een van de vele verhalen die wij in onze praktijk inmiddels zijn tegen gekomen. Dat maakt dat wij succesvol audits uitvoeren op crediteuren data. En de betaling terugvorderen.